Eine Abmahnung muss einen hinreichenden Grund haben und für den Abgemahnten nachvollziehbar sein. Es gibt keine klar definierte Liste, welche Vergehen zu einer Abmahnung führen. Es kommt immer auf den Einzelfall an. Im Endeffekt entscheidet das Arbeitsgericht, sofern der Arbeitnehmer gegen die Abmahnung klagt. Beispielsweise kann folgendes Fehlverhalten zu einer Abmahnung führen:

- Unfreundliches und respektloses Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen
- Beleidigungen der Arbeitsstelle und der Kollegen
- Regelmäßige Unpünktlichkeit

Bevor einem Arbeitnehmer gekündigt werden kann, muss er abgemahnt werden. Doch es gibt Ausnahmen, wo keine Abmahnung erforderlich ist, sondern der Arbeitgeber den Arbeitnehmer sofort kündigen kann: Im Juristendeutsch spricht man von einer „schwerwiegenden Pflichtverletzung“. Eine fristlose Kündigung ist auch zulässig, wenn der Arbeitnehmer die von ihm geforderte Verhaltensänderung strikt verweigert. Sonderfall: In der Probezeit ist vor einer Kündigung keine Abmahnung notwendig.

Es gibt aber doch einen wichtigen Unterschied zum Fußball. Auf dem Spielfeld kann man für zwei komplett unterschiedliche Vergehen vom Platz gestellt werden (Foul, Meckern, Zeitspiel, ...). Beruflich muss man zweimal das gleiche Fehlverhalten an den Tag legen, bevor die Kündigung wirksam ausgesprochen werden kann.

Einer Abmahnung zu einem bestimmten Fehlverhalten darf also keine Kündigung aufgrund eines anderen Fehlverhaltens folgen. Ausnahme: Den unterschiedlichen Fehlverhalten liegt die gleiche Ursache zu Grunde, zum Beispiel Trunkenheit. Bei kleineren Vergehen sind häufig mehrere Abmahnungen nötig, damit eine Kündigung rechtens ist. Hier gilt die Einzelfallregelung.

Diebstahl ist normalerweise eine schwerwiegende Pflichtverletzung und ist somit ein Kündigungsgrund. Er zerstört das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nachhaltig. Im „Fall Emmely“, als eine langjährig beschäftigte Kassiererin einen fremden Pfandbon in Höhe von 1,30 EUR einlöste und deswegen eine Kündigung erhielt, entschied das Arbeitsgericht aber, dass die Kündigung unverhältnismäßig und damit rechtswidrig war. Stattdessen wäre hier eine Abmahnung angemessen gewesen.

Damit eine Abmahnung nach dem Arbeitsrecht gültig ist, muss sie drei bestimmte formale Anforderungen erfüllen:

1. Dokumentation:
Angabe von Ort, Datum und Zeit sowie die genaue Beschreibung des Vergehens.

2. Hinweis:
Aufforderung an den Arbeitnehmer, sich zu bessern.

3. Warnung:
Dem Arbeitnehmer muss deutlich gemacht werden, dass bei weiterem Fehlverhalten eine Kündigung erfolgt. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer zudem eine Besserungsmöglichkeit zugestehen. Das heißt, dass dieser einen angemessenen Zeitraum genannt bekommt, in dem er sein Verhalten verbessern kann.

Abstrakte Formulierungen und generelle Hinweise machen eine Abmahnung ungültig. In der Regel erfolgt eine Abmahnung in schriftlicher Form, ist jedoch auch mündlich möglich.

Ein Arbeitnehmer kann vor dem Arbeitsgericht gegen eine Abmahnung klagen. Der Arbeitgeber steht in der Beweispflicht. Er muss vor Gericht beweisen, dass eine Abmahnung erfolgte und rechtens war. Kann er das nicht, ist die Abmahnung unwirksam – ebenso wie eine daraus eventuell basierende Kündigung.

Im Arbeitsrecht verjährt eine erteilte Abmahnung im Prinzip nie. Jedoch verliert sie im Laufe der Zeit ihre Wichtigkeit. Hat ein Arbeitnehmer sein Verhalten im Sinne der Abmahnung geändert und sich über einen längeren Zeitraum ordnungsgemäß verhalten, darf das frühere Fehlverhalten nicht mehr ohne Weiteres für eine später auszusprechende Kündigung hergezogen werden.